Arztpraxis digitalisieren: Der komplette Leitfaden für 2026

Die Digitalisierung der Arztpraxis ist keine Zukunftsmusik mehr, sondern gesetzliche Pflicht und wirtschaftliche Notwendigkeit. Seit Oktober 2025 müssen alle Praxen die elektronische Patientenakte (ePA) nutzen, das E-Rezept ist flächendeckend etabliert und die Anforderungen an die digitale Infrastruktur steigen kontinuierlich. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wo die Digitalisierung im ambulanten Sektor aktuell steht, welche Bausteine eine moderne Praxis braucht und wie Sie den Umstieg Schritt für Schritt meistern.

Wo steht die Digitalisierung in deutschen Arztpraxen?

Das KBV PraxisBarometer Digitalisierung 2025 – die einzige bundesweite repräsentative Befragung unter niedergelassenen Ärztinnen, Ärzten und Psychotherapeuten – zeichnet ein differenziertes Bild: Die Nutzung digitaler Anwendungen nimmt deutlich zu, doch die Zufriedenheit mit der technischen Infrastruktur bleibt hinter den Erwartungen zurück [1].

Was gut läuft

• 87 Prozent der Praxen nutzen den elektronischen Arztbrief (eArztbrief) regelmäßig – 2018 waren es gerade einmal 13 Prozent [1].
• Die Zufriedenheit mit dem eRezept ist auf 77 Prozent gestiegen (2024: 63 Prozent), beim eAU auf 78 Prozent (2024: 69 Prozent) [1].
• Mehr als die Hälfte der Praxen kommuniziert inzwischen überwiegend digital mit ihren Patientinnen und Patienten [1].
• Fast 40 Prozent der Praxen bieten Videosprechstunden an [2].

Wo es hakt

• Über 50 Prozent der Praxen berichten von täglichen oder wöchentlichen Störungen der Telematikinfrastruktur (TI) [1].
• Der sektorenübergreifende Austausch mit Krankenhäusern bleibt ein Sorgenkind: Nur 12 Prozent der Praxen tauschen Daten überwiegend digital mit Kliniken aus [1].
• 25 Prozent der Hausarztpraxen geben an, dass Software-Probleme die Praxis- und Behandlungsabläufe ein- oder mehrmals am Tag beeinträchtigen [3].

Im internationalen Vergleich hat Deutschland nach wie vor Nachholbedarf. Die Bertelsmann Stiftung stellte in ihrem Digital Health Index fest, dass Deutschland bei der Digitalisierung des Gesundheitswesens deutlich hinter Ländern wie Estland, Dänemark, Kanada, Israel und Spanien zurückliegt [4].

Die wichtigsten Digitalisierungsbausteine für Ihre Praxis

1. Praxisverwaltungssystem (PVS)

Das Praxisverwaltungssystem ist das digitale Rückgrat jeder Praxis. Es bildet sämtliche organisatorischen und dokumentarischen Abläufe ab: elektronische Patientenakten, Online-Abrechnung, Arzneimittelverordnung, Terminplanung und Buchhaltung [5].

Seit dem Digitalisierungsgesetz (DigiG) gelten strengere Vorgaben für die Interoperabilität der PVS-Systeme. PVS-Anbieter müssen eine standardisierte Archiv- und Wechselschnittstelle (AWST) bereitstellen, damit Praxen ihren Anbieter einfacher wechseln können [6]. Es existieren über 100 zugelassene Softwaresysteme auf dem deutschen Markt [5].

2. Elektronische Patientenakte (ePA)

Die ePA für alle ist seit dem 29. April 2025 bundesweit verfügbar, nachdem die Einführung am 15. Januar 2025 zunächst in den Modellregionen Hamburg, Franken und Teilen Nordrhein-Westfalens gestartet war [7]. Seit dem 1. Oktober 2025 sind alle Praxen, Krankenhäuser und Apotheken verpflichtet, die ePA zu nutzen [7].

Kernfunktionen:

• Zentrale, verschlüsselte Speicherung von Gesundheitsdaten
• Automatische Übernahme von E-Rezept-Daten
• Medikationsliste als zentrales Element
• Unterstützung gängiger Dateiformate (PDF, TXT, XML, JSON) [8]

Opt-out-Regelung: Alle gesetzlich Versicherten erhalten automatisch eine ePA, sofern sie nicht widersprechen. Seit dem 1. Januar 2026 drohen Praxen, die die ePA nicht nutzen, Sanktionen [7].

3. Digitale Anamnese und Patientenaufnahme

Die digitale Anamnese gehört zu den Bereichen, in denen Praxen unmittelbar Zeit sparen und die Versorgungsqualität verbessern können. Statt Papierfragebögen im Wartezimmer auszufüllen, beantworten Patientinnen und Patienten Anamnesefragen vorab auf dem Smartphone, Tablet oder am PC [9].

Dabei ist zwischen zwei Generationen digitaler Anamnese zu unterscheiden. Die erste Generation bildet den klassischen Papierfragebogen eins zu eins digital ab – ein statisches Formular mit festen Fragen und vorgegebenen Antwortmöglichkeiten. Die nächste Stufe sind konversationsbasierte Anamnesesysteme mit adaptiver Befragung: Patientinnen und Patienten beschreiben ihre Symptome in eigenen Worten, wie in einem Chat. Das System analysiert die Angaben in Echtzeit und stellt intelligente Nachfragen – erwähnt ein Patient etwa Bauchschmerzen, fragt es gezielt nach Lokalisation, zeitlichem Verlauf und Begleitsymptomen. Am Ende erhält die Ärztin oder der Arzt eine strukturierte medizinische Zusammenfassung, die weit über das hinausgeht, was ein statischer Fragebogen liefern könnte.

Vorteile laut Deutschem Ärzteblatt:

• Anamneseinformationen liegen vor dem Arzt-Patienten-Gespräch vor [9].
• Doppelbefragungen werden vermieden [9].
• Datenschutzerklärungen und Patienteninformationen werden vorab digital versandt [9].

4. Telemedizin und Videosprechstunde

Die Videosprechstunde hat sich nach dem pandemiebedingten Schub dauerhaft im Praxisalltag etabliert. Seit dem 1. April 2025 können Ärztinnen und Ärzte bis zu 50 Prozent ihrer Patientinnen und Patienten im Quartal per Video behandeln, unabhängig davon, ob diese der Praxis bekannt oder unbekannt sind [2].

5. KIM – Kommunikation im Medizinwesen

KIM ist der einheitliche Standard für die sichere elektronische Übermittlung medizinischer Dokumente innerhalb der Telematikinfrastruktur. Mehr als 160.000 medizinische Einrichtungen nutzen KIM, und über 600 Millionen Nachrichten wurden seit dem Start versendet. Aktuell werden rund 5 Millionen Transaktionen pro Woche abgewickelt [10].

Schritt für Schritt: So digitalisieren Sie Ihre Praxis

Schritt 1: Bestandsaufnahme durchführen

• Welches PVS nutzen Sie, und ist es auf dem aktuellen Stand?
• Welche TI-Anwendungen (ePA, eRezept, eAU, KIM) sind bereits eingerichtet?
• Wo entstehen im Praxisalltag die größten Zeitfresser?
• Wie zufrieden ist Ihr Team mit den bestehenden digitalen Werkzeugen?

Schritt 2: Pflichtanwendungen sicherstellen

• ePA-Modul im PVS aktiv und funktionsfähig
• eRezept und eAU vollständig integriert
• KIM-Adresse eingerichtet und im Verzeichnisdienst hinterlegt
• Elektronischer Heilberufsausweis (eHBA) gültig – Achtung: Bis zum 30. Juni 2026 müssen eHBA ausgetauscht werden [11]

Schritt 3: Quick Wins identifizieren

• Online-Terminvergabe: 31 Prozent der Praxen bieten bereits Online-Termine an [1].
• Digitale Anamnese: Die Umstellung von Papier auf digitale Anamnesebögen spart Zeit bei der Patientenaufnahme und reduziert Übertragungsfehler.
• Automatisierte Erinnerungen: Terminerinnerungen per SMS oder App senken die No-Show-Rate.

Schritt 4: Integration und Vernetzung ausbauen

• PVS und ePA müssen nahtlos zusammenarbeiten.
• Digitale Anamnesedaten sollten direkt in die Patientenakte fließen.
• Laborbefunde, Bildgebung und externe Arztbriefe sollten über KIM digital empfangen werden.

Schritt 5: Team schulen und Prozesse anpassen

• Schulungen für alle Mitarbeitenden bei jeder neuen Anwendung
• Klare Zuständigkeiten: Wer kümmert sich um ePA-Uploads, wer überwacht KIM-Nachrichten?
• Regelmäßige Team-Meetings zur Auswertung: Was funktioniert, was nicht?

Schritt 6: Kontinuierlich optimieren

Digitalisierung ist kein Zustand, sondern ein Prozess. Planen Sie regelmäßige Reviews ein, verfolgen Sie die Weiterentwicklung der TI-Anwendungen und prüfen Sie neue Lösungen, die Ihren Praxisalltag weiter vereinfachen können.

Kosten und Förderung: Was die Digitalisierung kostet und wer zahlt

TI-Pauschale 2026

Die Telematikinfrastruktur-Pauschale wurde zum 1. Januar 2026 um 2,8 Prozent angehoben [12]. Die monatlichen Beträge richten sich nach der Praxisgröße:

Wichtig: Um die volle TI-Pauschale zu erhalten, müssen Praxen nachweisen, dass alle vorgeschriebenen Anwendungen in der jeweils aktuellen Version unterstützt werden. Fehlt eine Anwendung, wird die Pauschale um 50 Prozent gekürzt. Fehlen mehrere Anwendungen, entfällt die Pauschale komplett [12].

Weitere Kostenfaktoren

• PVS-Lizenzen und Updates: Je nach Anbieter zwischen 200 und 600 EUR monatlich
• Hardware: Kartenterminals, Server, Tablets für die Patientenaufnahme
• Zusatzsoftware: Digitale Anamnese, Terminmanagement, Videosprechstunde
• Schulungen und Support: Zeitaufwand für die Einarbeitung des Teams
• IT-Sicherheit: Firewall, Verschlüsselung, Backup-Lösungen

Datenschutz und IT-Sicherheit: Was Praxen beachten müssen

Die Digitalisierung einer Arztpraxis geht mit erhöhten Anforderungen an den Datenschutz einher. Patientendaten gehören zu den sensibelsten personenbezogenen Daten überhaupt und unterliegen neben der DSGVO auch der ärztlichen Schweigepflicht nach § 203 StGB.

Zentrale Anforderungen an die Praxis

1. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs): Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und regelmäßige Backups [14].
2. Verschlüsselung: Patientendaten dürfen niemals unverschlüsselt über das Internet versendet werden [14].
3. Zugriffsberechtigungen: Es muss klar geregelt sein, welche Mitarbeitenden auf welche Daten zugreifen können [14].
4. Auftragsverarbeitungsverträge (AVV): Bei externen Dienstleistern mit Zugang zu Patientendaten [14].
5. Datenschutzbeauftragter: Pflicht bei mindestens 20 Mitarbeitenden mit regelmäßiger Verarbeitung personenbezogener Daten.

Praxistipp: Datenschutz bei der Auswahl digitaler Lösungen

• Werden die Daten auf Servern in der EU (idealerweise in Deutschland) gespeichert?
• Liegt eine DSGVO-konforme Auftragsverarbeitungsvereinbarung vor?
• Ist die Datenübertragung Ende-zu-Ende-verschlüsselt?
• Gibt es eine klare Löschfrist für nicht mehr benötigte Daten?
• Ist der Anbieter nach ISO 27001 oder einem vergleichbaren Standard zertifiziert?

Fazit: Digitalisierung als Chance für eine bessere Versorgung

Die Digitalisierung der Arztpraxis ist 2026 keine Option mehr, sondern eine Realität, die den Praxisalltag fundamental verändert. Die ePA ist Pflicht, das eRezept Standard, und die Anforderungen an Interoperabilität und IT-Sicherheit steigen kontinuierlich.

Die gute Nachricht: Die Nutzungszahlen und Zufriedenheitswerte des PraxisBarometers 2025 zeigen, dass die etablierten Anwendungen zunehmend im Praxisalltag ankommen. Der eArztbrief, das eRezept und die eAU werden von der großen Mehrheit der Praxen regelmäßig genutzt und überwiegend positiv bewertet [1].

Für den Erfolg der Digitalisierung kommt es nicht darauf an, möglichst viele Tools gleichzeitig einzuführen, sondern die richtigen Bausteine in der richtigen Reihenfolge zu implementieren. Beginnen Sie mit den gesetzlichen Pflichtanwendungen, identifizieren Sie Quick Wins wie die digitale Patientenaufnahme oder die Online-Terminvergabe, und bauen Sie die Vernetzung Ihrer Systeme schrittweise aus.

Die rund 100.000 Arztpraxen in Deutschland mit ihren 800.000 Beschäftigten bewältigen 97 Prozent aller Behandlungsfälle [13]. Eine durchdachte Digitalisierung kann dazu beitragen, dass diese enorme Versorgungsleistung auch in Zeiten von Fachkräftemangel und steigenden Patientenzahlen auf hohem Niveau erhalten bleibt.

Quellenverzeichnis

1. KBV: PraxisBarometer Digitalisierung 2025. kbv.de
2. KBV: Videosprechstunde – Einheitliche Obergrenze und Regelungen 2025. kbv.de
3. Bertelsmann Stiftung / Universität Marburg: Hausarztpraxen-Studie 2024/2025. bertelsmann-stiftung.de
4. Bertelsmann Stiftung: Digital Health Index. bertelsmann-stiftung.de
5. KBV: Praxisverwaltungssystem. kbv.de
6. Deutsches Ärzteblatt: Praxisverwaltungssysteme – Viele Hausaufgaben für die Industrie. aerzteblatt.de
7. BMG: ePA für alle – Bundesweiter Start am 29.04.2025. bundesgesundheitsministerium.de
8. gematik: ePA für alle. gematik.de
9. Deutsches Ärzteblatt (2019): Elektronische Patientenaufklärung: Tablet statt Klemmbrett. aerzteblatt.de
10. gematik (2025): Fünf Jahre KIM. gematik.de
11. Deutsches Ärzteblatt: Digitalisierung – Weitere Neuregelungen kommen. aerzteblatt.de
12. KBV (2026): TI-Pauschale um 2,8 Prozent gestiegen. kbv.de
13. KBV (2025): KBV fordert Förderprogramm für Digitalisierungsmaßnahmen. kbv.de
14. KBV (2024): PraxisInfo Datenschutz-Grundverordnung. kbv.de
15. KBV: Datenschutz in der Praxis. kbv.de

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung zur Praxisorganisation. Stand: März 2026.